I. Zamanı Tanıyın

 

1-     Zaman kısıtlıdır.

2-     Yenilenmez.

3-     Arttıramazsınız.

4-     Sürekli azalır.

5-     Zamanı yönetmek etkinliğin temelidir.

6-     Zamanı yönetemeyen hiç bir şeyi yönetemez.

 

II. Zaman Kısıtlıdır ve Kısıtlar

 

·        Zaman benzersizdir.

·        Size verilen zamanı kullanırsınız, herhangi bir şekilde çoğaltamazsınız.

·        Zaman geçer. Durmaz. Geri Dönmez.

·        Zaman azdır.

 

III. Zaman yönetilebilir. Yönetilmelidir.

 

·        Eylem Planı zaman yönetimi için temel olmalıdır.

 

·        Zamanın nasıl geçirildiği belirlenmediği sürece eylem planının yararı olmaz.

 

 

 

IV. Zaman Yönetiminin Üç Adımı

 

Görevle başlama. Zamanını ele alarak başla.

 

Zamanı Kaydetmek

 

Planlamayla başlama. Zamanının gerçekte nereye harcandığını saptayarak başla.

 

1-     En az 1 ay süresince zamanını nasıl kullandığının kaydını tut.

2-     Kaydını incele.

3-     Zamanını yeniden düşün.

4-     Zamanını yeniden düzenle.

 

Zamanı Yönetmek

 

1-      Zaman israf edici ögeleri saf dışı et.

 

·        Önce her bir faaliyet için ‘bu hiç yapılmasa ne olur’ sorusunu sor.

 

·        Hiçbir şekilde yapılması gerekmeyen şeyleri sapta ve tasfiye et.

 

·        Korkma. Yanlış yaparsan kısa sürede fark edersin.

 

2-      Başkaları tarafından yapılabilecek her şeyi onlara devret. Zaman kaybettirmeyen araç ve usullerle takip et.

 

·        Bir işin uzmanı değilsen olmaya çabalama.

 

·        Güçlü yanlarına odaklan. Diğer gerekli işler için güçlü insanlar bul.

 

3-      Başkalarının etkinliğini arttırmaya katkıda bulunmadan onların zamanını kullanan (israf eden!) senin yaptığın şeyleri tespit et (Onlara sor!), hepsini tasfiye et.

 

4-      Sistem ya da öngörü eksikliğinden kaynaklanan zaman israf edici faktörleri (tekraren ortaya çıkan krizler) sapta. Çözümü prosedür haline getir, uygulayacak kişileri ata. Düzenli aralıklarla kontrol et.

 

5-      Zaman israfı çoğu zaman eleman fazlalığından kaynaklanır. Belirtisi üstlerin zamanlarının dikkate değer bir kısmını insan ilişkileri problemlerine ayırmalarıdır. Çözüm için yalın bir organizasyon oluştur.

 

6-      Kötü organizasyon zamanı israf ettirir. Belirtisi fazla toplantıdır. (Bakınız : Toplantı Yönetimi)  

 

·        İnsanların etkin çalışmak için  ihtiyacı hissettikleri bilgiyi öğrenme ve bir araya getirme yeteneklerini geliştirmelerine yardımcı ol.

 

·        Çok fazla toplantı yapanların çalışmalarına yardımcı ol. Toplantıların amacını değerlendir. Belirgin bir amacı olmayan toplantıları iptal et.

 

7-      Bilgi aktarımındaki kötü işleyiş zaman israf ettirir.

·        Zamanı geçmiş ve hatalı veriler alıyorsan önlem al.

·        Veriler :

1-     Doğru kararlar vermeni sağlasın.

2-     Kesin olsun.

3-     Zamanında gelsin.

 

Zamanı Birleştirmek

 

1- İsteğe bağlı zaman ayır (Bu zorunlu ve acil olanların ötesinde gerçek katkı sağlayan önemli işlere zaman ayırmak demektir.).

2- Bunun için bir yöntem oluştur. Zamanı kaydetme ve zaman israf eden faktörleri ortadan kaldırma yönteminin temeli olsun.

3- Bu zamanları mümkün olan en uzun süreyi teşkil edecek şekilde birleştir.

4- Zaman kaydını (Zamanı gerçekte nasıl harcadığını) zamanı nasıl harcadığını sandığınla karşılaştır.

5- En büyük önceliği ve en çok zamanını karşılığında sana ödeme yapılan faaliyetlere ayırdığından emin ol.

6- Son bitirme tarihleri belirle. Gecikme varsa zaman yönetimini elinden kaçırıyorsun demektir.Geri dön, yeniden başla.