• Kötü organizasyon zamanı israf ettirir. Belirtisi fazla toplantıdır.
• Toplantı yetersiz örgütlenmeye verilen bir tavizdir.
• İnsanlar ya toplantı yapar ya da çalışır.
• İdeal olarak tasarlanmış bir yapıda toplantıya gerek yoktur.
• Toplantıları, farklı işlevleri olan insanların, belli bir görevi yerine getirirken işbirliğinde bulunma mecburiyetlerinden dolayı yaparız.
• Belli bir durumda gerekli bilgi ve deneyim tek bir kişinin beyninde olmadığı, değişik insanların bilgi ve deneyimlerini bir araya getirmek zorunluluğundan dolayı toplantı yaparız.
• Yöneticilerin, insanların etkin çalışmak için ihtiyaç hissettikleri bilgiyi öğrenme ve bir araya getirme yeteneklerini geliştirmelerine yardımcı olmaları gerekir.
• Çok fazla toplantı yapanların çalışmalarına yardımcı ol.
• Toplantıların amacını değerlendir.
• Belirgin bir amacı olmayan toplantıları iptal et.

Toplantıları Üretken Kılmak İçin Yapılması Gerekenler
Toplantıdan Önce :
HAZIRLIK

• Toplantının Amacı
• Gündem
• Duyuru
1. tarih
2. saat
3. yer
4. konu
5. süre
6. katılımcılar

• İdeal toplantı süresi : 45 dakika
• İdeal toplantı katılımcı sayısı : 7 kişi

TOPLANTI YERİNİN NİTELİKLERİ

• Yeterli kapasite
• Aydınlatma
• Isı
• Sessizlik
• Donanım

• Etkin toplantı yürütümünde anahtar önceden bunun ne tür bir toplantı olacağını kararlaştırmaktır.
• Değişik tür toplantılar değişik hazırlık biçimleri ve değişik sonuçlar gerektirir. Toplantılara türlerine ve hedeflerine göre hazırlanın ve yürütün.
o Bir açıklama ya da basın bildirisi hazırlamak için toplantı.
Üyelerden biri önceden bir taslak hazırlamalıdır. Toplantının sonunda önceden belirlenmiş bir üye nihai metnin dağıtımını üstlenmelidir.
o Bir duyuru yapmak için top¬lantı.
Bu toplantı duyuru ve bununla ilgili tartışmayla sınırlanmalıdır.
o Katılımcılardan birinin bir rapor sunduğu toplantı.
Rapor dışında hiçbir şey tartışılmamalıdır.
o Birkaç katılımcının ya da tüm katılımcıların rapor sunduğu bir toplantı.
Tartışma aydınlığa kavuşturmayla sınırlanmalıdır. Bu tür toplantılarda bütün raporlar önceden be¬lirlenmiş bir süreyle sınırlandırılmalıdır.
o Bir yöneticiyi bilgilendirmek için yapılan toplantı
Yönetici dinlemeli ve sorular sormalıdır. Sonunda özetlemeli ama bir sunum yapmamalıdır.
o Tek işlevi katılımcılara yöneticinin huzurunda bulunma im¬kanı vermek olan toplantı.
Üst düzey yöneticiler bu tür toplantıların çalışma günlerini ziyan etmesini önledikleri ölçüde etkin olurlar.

Toplantı Sırasında :
• Zamanında başlayın

• Toplantının başında, toplantının somut amacını ve yapması gereken somut katkıyı belirtin.
• Açık, yalın ve anlaşılır olun.

• Aydınlatıcı, otoriter ve esprili olun.

• Tarafsız olun.

• Bir maddeyi sonuca bağlamadan diğerine geçmeyin.

• Her maddenin amacını netleştirin.

• Maddeler arasında ve maddelerin sonunda özetleme yapın.

• Toplantının amacına uygun gelişmesini sağlayın.
• Ne kadar zaman kaldığını katılımcılara hatırlatın

• Toplantı amacına ulaşır ulaşmaz, toplantıyı bitirin.
• Ek meseleler gündeme getirmeyin.
• Toplantıyı özetleyin.
• Atılması gereken adımları özetleyin.
• Toplantıyı bitirin.
Toplantıdan Sonra :
• Toplantıda alınan kararların yerine getirilip getirilmediğini takip edin.